Als het anders loopt, begint het interessante deel
We besteden veel tijd aan plannen, structureren en het voorkomen van risico’s. Dat is nodig. Een goede voorbereiding geeft richting en voorkomt onnodige chaos.
Maar de werkelijkheid houdt zich zelden volledig aan ons draaiboek. Iemand valt uit, een planning blijkt niet haalbaar, een gesprek neemt een onverwachte wending of een idee werkt in de praktijk anders dan op papier.
Juist dan begint voor mij vaak het interessante deel.
Wanneer het draaiboek niet meer helpt
Zolang alles volgens plan verloopt, kunnen mensen terugvallen op afspraken, functies en vaste werkwijzen. Pas wanneer er iets onverwachts gebeurt, wordt zichtbaar wat daaronder aanwezig is.
Kunnen we opnieuw kijken? Durven we van koers te veranderen? Vertrouwen we erop dat anderen kunnen handelen zonder voor iedere stap toestemming te vragen? Of proberen we vooral zo snel mogelijk de oorspronkelijke situatie te herstellen?
Onverwachte gebeurtenissen laten zien hoe wendbaar een organisatie werkelijk is.
Niet iedere afwijking is een probleem
De eerste reflex is vaak om een afwijking zo snel mogelijk op te lossen. We willen terug naar het plan, omdat we daarin overzicht en controle ervaren.
Maar niet alles wat anders loopt, hoeft onmiddellijk te worden gladgestreken. Soms bevat de verstoring informatie die in het oorspronkelijke plan ontbrak. Misschien blijkt een andere aanpak beter te werken. Misschien neemt iemand onverwacht verantwoordelijkheid. Of misschien wordt zichtbaar dat een afspraak alleen op papier functioneerde.
Dat betekent niet dat chaos verheerlijkt moet worden. Het betekent dat we eerst kijken wat er gebeurt voordat we besluiten dat het weg moet.
Improviseren vraagt vakmanschap
In een muzikale uitvoering kan altijd iets onverwachts gebeuren. Iemand zet net anders in, een tempo verschuift of een stilte duurt langer dan afgesproken.
Een goed ensemble raakt dan niet onmiddellijk in paniek. De musici luisteren, reageren en nemen gezamenlijk een nieuw besluit. Soms merkt het publiek niet eens dat er iets anders ging dan gepland. Soms ontstaat juist op dat moment iets wat niet vooraf bedacht had kunnen worden.
Improviseren is geen gebrek aan voorbereiding. Het is kunnen handelen wanneer de voorbereiding niet langer alle antwoorden geeft.
Een klein inspiratiecadeau: de improvisatievraag
Wanneer iets anders loopt dan verwacht, stel dan niet onmiddellijk de vraag hoe je het oorspronkelijke plan kunt herstellen. Vraag eerst:
- Wat gebeurt hier werkelijk?
- Welke nieuwe informatie geeft deze situatie ons?
- Wat wordt er mogelijk wanneer we niet direct teruggaan naar het plan?
Hoe een organisatie reageert op het onverwachte, zegt vaak meer dan wat er in haar plannen en beleidsstukken staat. Soms begint precies daar de werkelijke beweging.
